+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Порядок компановки доументов личного дела при сдаче в архив

Порядок компановки доументов личного дела при сдаче в архив

Успейте подписаться на журнал "Кадровик-практик" со скидкой! Считаю, что они не должны находиться именно в номенклатурных делах, а не в личных делах сотрудников. В личных делах самый-самый минимум: анкета, копии документов, копии приказов о приеме, перемещении, увольнении. Спасибо вам за ответ У нас в организации нет номенклатуры.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Темы лекций. Тема 4. Профессиональные системы и технологии архивного делопроизводств а. Методическое указание. Целевая установка. Знакомство с основными положениями электронного архивного делопроизводства. Принципы информатизации архивного делопроизводства. Учет документов в архивах. Использование архивных документов.

Автоматизированные архивные библиотеки и фонды. Информатизация архивного делопроизводства. Электронные библиотеки. Ведение номенклатуры дел. Формирование и оформление дел. Архивная регистрационная карточка документа. Архивная регистрационная карточка дела тома, части.

Передача дел на архивное хранение. Ведение сводной описи дел. Поиск дел и документов. Контроль выдачи дел. Систематизация дел и документов внутри архивного фонда, топографирование архивного хранилища. Контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению.

Ведение справочников и роли пользователей. Работа с общими и личными папками. Базовые определения ключевые слова. Карточка фонда. Список фондов. Паспорт архива. Дело фонда. Архивная опись. Архивный каталог. Архивная выписка. Электронная библиотека. Контрольные вопросы. Охарактеризуйте основными технологии хранения электронных документов в архивах. Принципы автоматизации архивного делопроизводства. Технологии работы в системе "Архивное дело". Централизация архивного дела cоздала предпосылки для централизованного учета документов.

Уcтановлены единые требования к учетным данным без чего было бы невозможно их cуммирование и обобщение , единая методика учета и единые формы учетных документов. Cостав и объем почти любого комплекса документов в особенности комплексов, в cостав которых входят материалы действующих учреждений , не являются стабильными.

Это требует от системы учета динамичности, то есть cпособности оперативно отражать все изменения как в объеме, так и в cоставе документов. Однако функции учета не ограничиваются вопросами обеспечения сохранности и использования архивных материалов. Учет способствует проведению планомерного комплектования государственных архивов в cоответствии c их профилем, а также организации планирования работы архивов и их отчетности.

Все документы, поступающие в государственные архивы, подлежат немедленному учету. Правила установили также состав учетных документов, обязательных для ведения в каждом государственном архиве: книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные надписи в делах, паспорт архива, дело фонда. Для архивных управлений республик, краев и областей обязательным справочником по учету являются фондовые каталоги, в которых учитываются все фонды, хранящиеся в госархивах республики, края, области.

Функция учета всех фондов, входящих в состав Архивного фонда РФ, возложена на Федеральное архивное агентство, которое осуществляет ведение Центрального фондового каталога ЦФК. Правила определили также группу вспомогательных форм учета, которые могут вестись в госархивах в зависимости от характера хранимых материалов: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие архивы, книги учета изменений в составе и объеме фондов и другие.

Основной особенностью всех учетных документов является их органическая связь, и взаимодополняемость в зависимости от выполняемых задач. Государственному учету подлежат все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения.

Проведение учета основано на принципах полноты, достоверности, централизации, унификации. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

К учетным документам архива относятся: книга учета поступлений; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; список фондов; список фондов с особо ценными документами; лист фонда; архивная опись; опись особо ценных документов; опись страхового фонда; реестр описей; реестр описей особо ценных документов; паспорт архива; паспорт архивохранилища; сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января; карточка фонда; дело фонда; внутриделовые описи и листы-заверители дел; инвентарная книга учета дел с материальными ценностями.

Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива. Используется карточка для составления фондового каталога Росархива. Данные ее переза полняютея по итогам года.

Лист фонда содержит: название; номер архивного фонда, его категорию, место хранения; сведения о количестве, хронологии, составе документов; научно-справочный аппарат на основании записей о движении документов. В нем указываются описи фонда, их состояние и содержание. Лист фонда составляется при первом поступлении фонда в архив и является основным документом, отражающим все изменения в фонде. По листу фонда присваивается номер описи.

При продолжении листа фонда на нем указывают номер продолжающего листа. По листу фонда можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда. Лист фонда пересоставляется только при его неисправимом повреждении.

Старый лист помещают в де ло фонда с пометкой о его пересоставлении. Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке увеличения присвоенных им номеров. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении. Номер описи определяется по листу фонда.

Реестр описей служит для регистрации описей, их количества и состава. Описи вносятся в реестр по мере их поступления в архив в хронологической последовательности.

Реестр описей особо ценных документов ведется аналогично общему реестру описей. Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров. Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.

Архивная опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания. Опись состоит из описательных статей, листа-заверителя, справочного аппарата, итоговой записи. Объектом описания является единица хранения. Схема составления описи учреждения: в структурном подразделении составляется годовая структурная опись; ведомственным архивом составляется годовая сводная опись; госархивом составляется сводная опись учреждения после передачи туда документов — раздельно постоянного хранения и личного состава.

Опись содержит титульный лист, оглавление, предисловие, собственно опись, список сокращений, указатели, переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь, лист-заверитель. Титульный лист включает: полное название архива, названия фондообразователя, названия фонда; номеров фонда, описи; названия описи; крайние даты внесенных в опись документов. В оглавлении перечисляются разделы описи с указанием их листов по сквозной нумерации.

В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи. Основной текст описи содержится в описательной статье. В ней указываются: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета; крайние даты документов; количество листов в единице хранения; язык; отметка о подлинности, наличии копий; способ воспроизведения; степень сохранности документов; внешние особенности.

При наличии особо ценных документов в описательную статью включается их аннотации. Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов. Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указаниями единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости, они могут быть глухие и аннотированные.

Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью. Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.

Лист-заверитель сообщает суммарные сведения об описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.

Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из: определения вида каталога; разработки схемы классификации в нем документной информации; выявления и отбора документной информации для каталогизации; описания документной информации на каталожных карточках; индексирования каталожных карточек; систематизации карточек и ведения каталога.

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов.

Создание архивного дела и проведение архивной обработки

Активировать доступ. Только сегодня! Получить досье на компанию. Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника. Бланк титульного листа личного дела.

Темы лекций. Тема 4. Профессиональные системы и технологии архивного делопроизводств а.

Предмет архивоведения. Основные понятия архивоведения. Особенности учебной дисциплины ";Архивоведение ";. Вопрос 2. Становление архивного дела в Киевской Руси.

Любая организация, ведущая какую-либо экономическую деятельность, в обязательном порядке должна вести кадровый учет работников и ежемесячно оформлять соответствующие документы по начислению заработной платы и других выплат. К таким выплатам могут относиться разнообразные командировочные и суточные, отпускные и больничные выплаты, взносы в страховые, пенсионные и налоговые фонды, окладная и премиальная части заработной платы.

При подготовке дела к сдаче в архив возникает множество вопросов и нюансов. Но чаще всего при выполнении данной задачи нарушаются методические рекомендации и совершается масса ошибок, которые в последствии нарушить установленный порядок организации. И возникает возможность вызвать нарушение при последующей работе с архивом. Подробнее рассмотрим специфику формирования некоторых важных документов, касающихся личного состава в дело.

.

.

.

.

В организации ведутся личные дела (при этом в личное дело вкладываются В год образуется примерно личных дел уволенных. а при потенциальной сдаче в russkaya-storona.ru половину из ЛД придется выкидывать где очень важна компоновка взаимосвязанных документов в один короб.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Работа в сервисе 1С-ЭДО. Работа с контрагентами. 27.12.17
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ангелина

    Прыгаем дальше, Европейцы засраные

  2. Любовь

    Ответили в одном видео на все вопросы, молодец!

  3. naldaicorma

    Пока лайк вечером посмотрю

  4. Мирослава

    Меня зовут Зинаида прошло около пяти лет как я брала кредит в связь банке и не доплатила так нечем было